WOMBAT BPO S.A.S.
Protección De Datos Personales
Marzo 2024
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Capítulo 1:- Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto
Artículo 2. Definiciones
Artículo 3. Principios rectores
Artículo 4. Derechos del titular de datos
Artículo 5. Deberes del tratante de datos
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Capítulo 2:- Recolección, almacenamiento, uso y seguridad de los Datos Personales
Artículo 6. Tipo de Datos Personales que recopilamos
Artículo 7. Almacenamiento de los Datos
Artículo 8. Utilización de los Datos Personales
Artículo 9. Seguridad de la información
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Capítulo 3:- Autorización, prueba y revocatoria de uso de Datos Personales
Artículo 10. Autorización de Datos Personales
Artículo 11. Prueba de la autorización
Artículo 12. Revocatoria de la autorización
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Capítulo 4:- Procedimiento para el acceso, consulta, reclamos, rectificación, actualización y supresión de Datos Personales
Artículo 13. Garantías del Derecho de Acceso
Artículo 14. Procedimiento para consulta de información
Artículo 15. Procedimiento para tratamiento de reclamos
Artículo 16. Rectificación y actualización de Datos Personales
Artículo 17. Supresión de Datos Personales
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Capítulo 5:- Aviso de Privacidad
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Capítulo 6:- Disposiciones Finales
Artículo 18: Vigencia y Cambios
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Capítulo 1:- Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto
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WOMBAT BPO S.A.S. con NIT 901.809.572-3 domiciliado en Colombia en la ciudad de Bogotá, por filosofía de sus Accionistas, ha sido y deberá ser siempre una Compañía que cumple con las Leyes y Normas legales vigentes, es por ello que dentro de las responsabilidades que tiene frente a la Sociedad, Clientes, Proveedores, Colaboradores y Accionistas, se ha comprometido en liderar en forma permanente una política seria y transparente, que garantice la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
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En tal sentido, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 del 2012 , en la cual se estable el Régimen General de Protección de Datos y Decreto Reglamentario 1377 del 2013, WOMBAT BPO S.A.S. desarrolla el presente documento.
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Artículo 2. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
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Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
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Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
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Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
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Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
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Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
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Titular: Persona natural o jurídicas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
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Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Artículo 3. Principios Rectores
WOMBAT BPO S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
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Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
​ 2. Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
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3. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y
sean acopiados y recogidos por WOMBAT BPO S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual
debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
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5. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho
del Titular a obtener de WOMBAT BPO S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia
de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
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6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la
obligación de WOMBAT BPO S.A.S., será de medio.
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7. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por
WOMBAT BPO S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo
permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su
adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
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8. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a
informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y
mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales,
contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas
las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases
de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos
de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna
de las labores que comprende el Tratamiento.
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Artículo 4- Derechos del titular de datos
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
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Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a WOMBAT BPO S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a WOMBAT BPO S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito
para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012 y demás normas
complementarias y concordantes.
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3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del 2012
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
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4. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
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Artículo 5: Deberes del tratante de datos
WOMBAT BPO S.A.S. toma las medidas razonablemente pertinentes para proteger la información objeto de tratamiento, mediante la utilización de tecnologías de seguridad y procedimientos que limita, en la manera de lo posible, el acceso a sus bases de datos. Ahora bien, ningún sistema es inexpugnable ni libre de errores, por lo cual no se puede garantizar completamente la seguridad de la información. A continuación, se relacionan los deberes como tratantes de información:
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Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
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2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en las leyes vigentes, copia de la respectiva autorización otorgada
por el Titular.
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3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
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4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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5. Garantizar que la información que se suministre del Titular sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
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6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Titular de los datos.
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7. Capítulo 2.- Recolección, almacenamiento, uso y seguridad de los Datos Personales
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Artículo 6. Tipo de Datos Personales que recopilamos
Dependiendo del servicio que se le preste los Datos Personales recopilados pueden incluir, sin limitarse, lo siguiente:
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Identificación general e información de contactos
2. Nombre, dirección, detalles de correo electrónico y teléfono, sexo, estado civil, entorno familiar, fecha de nacimiento,
contraseñas, nivel educativo, atributos físicos, registros de actividad (tales como el historial de tránsito), fotos, historial
laboral, habilidades y experiencia.
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3. Números de identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales
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4. Número de Cédula de Ciudadanía, Entidades de Seguro Social, Número de Pasaporte, Número de Identificación
Tributaria, Número de Libreta Militar, Número de Licencia de Conductor u otro número de identificación que se considere
como público o esté disponible al público mediante mecanismos de consulta físicos o electrónicos.
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5. Información financiera, bancaria y detalles contables
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6. Balances generales, estados financieros, presupuestos, etc.
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7. Información sobre trabajadores, esquemas de remuneración, jornadas de trabajo, y en general todo lo desarrollado con la
materia laboral de la empresa.
En ciertos casos, podemos recibir información sensible acerca de afiliación sindical, creencias religiosas, opiniones políticas, historia médica familiar o información genética (por ejemplo, si usted solicita un seguro a través de un socio comercial que es una organización comercial, religiosa o política). Además, podemos obtener información sobre antecedentes penales o historial de litigios civiles durante el proceso de prevención, detección e investigación de fraudes.
En todo caso, los datos personales que el titular autoriza para ser tratados por WOMBAT BPO S.A.S. son todos aquellos que con motivo de su vinculación han sido brindados por aquel.
Esta información será utilizada, con privacidad, de acuerdo a esta política, el cual contempla el alcance del uso de los datos personales por parte de WOMBAT BPO S.A.S.
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Artículo 7. Almacenamiento de los Datos Personales
WOMBAT BPO S.A.S. Mantiene la información durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron la recolección de la misma. Una vez la información no sea necesaria para los propósitos descritos, se suprimirá los datos personales recolectados.
En materia laboral la información proporcionada en las hojas de vida o durante el proceso de selección, será conservada así no se genere la relación contractual, con el propósito de considerar a esas personas para futuras convocatorias.
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Artículo 8. Utilización de los Datos Personales
Utilizamos estos Datos Personales para:
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Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, ofertas, promociones, estudios y concursos como parte de nuestra actividad comercial.
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2. Enviarle correos electrónicos, mensajes de texto y efectuarle llamadas telefónicas, con fines publicitarios, para que pueda
conocer acerca de nuestras promociones, productos, lanzamientos de colecciones, nuevas tendencias de la moda.
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3. Enviarle información importante acerca de cambios en nuestras políticas, otros términos y condiciones, modificaciones en el
sitio y otra información de carácter administrativo o comercial.
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4. De acuerdo con nuestras obligaciones legales y corporativas, prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y
lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
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5. Llevar a cabo estudios técnico - actuariales, estadísticas, investigaciones y análisis de mercado, incluidas encuestas de
satisfacción.
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6. Administrar nuestra infraestructura y nuestras operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos
internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de
Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos
e impresión.
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7. Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables (incluidas las leyes distintas a su país de residencia), tales
como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las
peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales (incluidas a aquellas distintas a su país de residencia).
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8. Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar.
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Respecto de la divulgación de la información a terceros, WOMBAT BPO S.A.S. puede compartir la información con terceros, siempre que sea necesario para llevar a cabo una actividad de negocio legítima, relacionada con servir a sus clientes y mejorar sus servicios e igualmente en virtud del cumplimiento de requerimientos legales o según lo permitido por la ley, para proteger su propiedad y derechos.
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Artículo 9. Seguridad en la información
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WOMBAT BPO S.A.S. adoptará las medidas técnicas, físicas, legales y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos. Si cree que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si cree que la seguridad de los Datos Personales que pudiera compartir con nosotros podría estar comprometida), notifíquenos inmediatamente. (Consulte los Capítulos 4: Acceso, consulta, reclamos, rectificación, actualización y supresión de Datos Personales y Capítulo 5:- Aviso de Privacidad)
El responsable del tratamiento de los datos personales del titular es WOMBAT BPO S.A.S., siguiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Igualmente, WOMBAT BPO S.A.S. se obliga a garantizar la reserva de la información a personal que no se encuentre debidamente autorizado por el titular.
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En el evento en que WOMBAT BPO S.A.S. proporcione Datos Personales a un proveedor de servicios, éste será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales.
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Capítulo 3:- Autorización, prueba y revocatoria de uso de Datos Personales
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Artículo 10. Autorización de Datos Personales
El titular autoriza de manera libre, previa, clra, expresa, voluntaria e informada a WOMBAT BPO S.A.S. para que este efectúe operaciones sobre sus datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, para los fines relacionados con el objeto del contrato suscrito, incluidas auditorías, interventorías, procesos estadísticos o revisión por los asesores legales externos, bajo los criterios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que regulen el tema y la política sobre uso de datos personales que se encuentra vigente en la organización.
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La autorización anterior incluye la posibilidad de compartir, transmitir, entregar, suministrar, transferir o divulgar los datos personales información personal, a terceras personas naturales o jurídicas. Para ello WOMBAT BPO S.A.S. informará previamente al titular.
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Artículo 11: Prueba de la autorización
WOMBAT BPO S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
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Artículo 12: Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, lo invitamos a consultar en el capítulo 4, los procedimientos que WOMBAT BPO S.A.S. estableció para tal fin.
En todos los casos, se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que WOMBAT BPO S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
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Capítulo 4: Procedimiento para el acceso, consulta, reclamos, rectificación, actualización y supresión de Datos Personales
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Artículo 13: Garantías del Derecho de Acceso
WOMBAT BPO S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
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Artículo 14: Procedimiento para consulta de información
Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de WOMBAT BPO S.A.S.
El área jurídica de WOMBAT BPO S.A.S. será la responsable de responder a sus consultas. El canal adecuado para que el titular las realice, es a través del correo electrónico operaciones@wombatbpo.com. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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Artículo 15: Procedimiento para tratamiento de reclamos
El Titular que considere que la información contenida en la base de datos de WOMBAT BPO S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante WOMBAT BPO S.A.S. a través del correo electrónico operaciones@wombatbpo.com, el cual será tramitado por el área jurídica bajo las siguientes reglas:
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El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a WOMBAT BPO S.A.S., indicando el nombre e identificación del Titular, los datos de contacto, la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular buscar ejercer alguno de sus derechos, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o los documentos que se quiera hacer valer como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
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El término máimo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, WOMBAT BPO S.A.S, le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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Artículo 16: Rectificación y actualización de Datos Personales
WOMBAT BPO S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
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En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
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WOMBAT BPO S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. WOMBAT BPO S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en insertar medio.
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Artículo 17: Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a WOMBAT BPO S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
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Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
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3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Referente al derecho de supresión o cancelación de datos, es pertinente tener en cuenta que este no es absoluto y WOMBAT BPO S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:
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El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la
investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
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3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en
función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Conforme con la ley, si usted desea que sus datos sean suprimidos de nuestra base de datos debe manifestándolo en forma expresa al correo electrónico operaciones@wombatbpo.com, de lo contrario, se considerará que nos autoriza para que los mismos sean almacenados, actualizados y usados constantemente por parte del personal de la Compañía. De igual manera, le recordamos que usted tiene el derecho de solicitar en cualquier momento su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
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Capítulo 5: Aviso de Privacidad
WOMBAT BPO S.A.S. desea tener una excelente relación con todos sus clientes, proveedores, colaboradores, accionistas y con la sociedad en general, y para proceder de esta manera y dando cumplimiento a la Ley 1581 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, usted, como titular de sus datos, puede consultar el presente documento de Tratamiento de Datos Personales, y el Aviso de Privacidad de WOMBAT BPO S.A.S. mediante el acceso a nuestra página web www.wombatbpo.com.
Para nosotros es importante que usted siga haciendo parte activa de WOMBAT BPO S.A.S.
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Capítulo 6:- Disposiciones Finales
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Artículo 18: Vigencia y Cambios
WOMBAT BPO S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política sin previo aviso. Los cambios realizados no afectarán las obligaciones ni seguridad exigida por la normatividad vigente. Los cambios realizados podrán ser anunciados a los usuarios a través de la página web y/o a través de correo electrónico, sin embargo, usted debe comprobar nuestro sitio web frecuentemente para ver los cambios recientes.
El presente documento, podrá ser complementado, ampliado, modificado, de acuerdo a la Constitución Nacional, la Ley y demás normas complementarias y concordantes.
WOMBAT BPO S.A.S.
Política y Procedimiento General En Materia De Protección De Datos Personales
Febrero 2020
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